Door Janne Vereijken
2020, wat een jaar! Het jaar dat we collectief gedwongen werden veel te veranderen in korte tijd.
Met als een van de grootste veranderingen de shift naar helemaal digitaal werken. Webinars, workshops, design sprints… We werden in het diepe gegooid en moesten al improviserend uitvinden wat wel en niet werkte. Dat betekende vallen en opstaan. Ik moest aan de bak voor m’n klanten en mezelf, en alle proposities opeens digitaal uitvoeren. Maar ik heb er veel van geleerd. En met de harde lockdown kan ik deze lessen goed gebruiken.
Dit is wat ik heb ontdekt over succesvol digitaal werken mét tips hoe je dit voor elkaar krijgt:
Digitaal vereist veel voorbereiding
En zeker als je er net mee begint. Je kan minder snel iets uittekenen op een whiteboard of iemand erbij halen. Improviseren is een stuk lastiger. Ook heb je een laag techniek ertussen die het kan begeven. Hoe vaak heb jij wel niet de eerste 10 minuten geworsteld met slechte internetverbindingen en mensen die elkaar niet konden horen?
Dit zijn de acties die ik nu neem om me goed voor te bereiden en de kans op haperingen te beperken:
1. Verspreid materialen van tevoren
Je kunt heel veel afvangen door informatie en materialen van tevoren te verspreiden. Zoals:
- Templates en oefeningen die je gaat doen
- Links voor het downloaden en installeren van software
- Uitleg over hoe de tools werken
- Je presentatie slides
Hoe duidelijker je vooraf aangeeft wat er verwacht wordt en wat teams moeten doen, hoe kleiner de kans dat er iets fout gaat.
Bij de design sprint voor de ontwikkeling van het online platform PSYience, in opdracht voor de Nederlandse Vereniging voor Psychiatrie, hebben we een kick-off workshop gedaan om mensen bekend te laten raken met Mural.
Organiseer een kick-off om mensen bekend te laten raken met online tools
En voor de Anti Discrimination Hackathon 2020 hebben we een pre-gathering georganiseerd om mensen kennis te laten maken met de tools. We hadden ook vooraf instructiefilmpjes gemaakt, wat zo gepiept is met screen recording software en tools zoals Loom.
Zorg er voor dat je materialen ruim van tevoren geeft zodat mensen genoeg tijd hebben om alles te testen en uit te vogelen hoe het werkt.
2. Test de hele set-up
En niet maar een deel ervan. Doordenk goed hoe je het gaat aanpakken. Haal desnoods er een expert bij om alles op te zetten en te testen.
Doe je dat niet dan kun je een situatie krijgen zoals ik had tijdens de Anti Discrimination Hackathon. Hier hadden we een livestream voor instructies en workshops, en daarnaast Microsoft Teams calls voor individuele teams. Voor de opening moest ik eerst op de livestream verschijnen, om vervolgens naar Teams te switchen om de champagne te ontpoppen. Maar toen ik op de livestream verscheen—die ook via Teams werd uitgezonden—en het geluid van mijn laptop nog aan stond… ontstond er een feedback loop!
Het team heeft snel mijn laptop dichtgeklapt en heb ik me herpakt, en leerde de wijze les om altijd de hele set-up te testen.
Test altijd de héle set-up als je met meerdere kanalen werkt.
3. Heb altijd een plan B
Improviseren is lastiger als alles digitaal is. Dus is het nóg belangrijker om een back-up plan te hebben voor als iets fout gaat, niet werkt, etc.
En maak dit specifiek! Brainstorm hoe dingen fout kunnen gaan en wat je op zo’n moment kan doen. Wat als de techniek uitvalt? Wat als Microsoft Teams hapert? Wat als iemand niet in een call komt?
Tijdens de Anti Discrimination Hackathon hadden we, naast de Teams calls, ook WhatsApp groepen voor de teams. Dit werkte goed toen de teams moesten gaan pitchen. Eén team hoorde het namelijk niet toen zij aan de beurt waren. Gelukkig deed een snel “hee, je moet reageren!” appje de truc.
4. Las een korte break in als je iets wilt herzien
Kom je erachter dat de groep een extra oefening of een andere werkvorm nodig heeft? Of dat het proces vraagt om andere interventie? Niemand kijkt vreemd op als je een koffiepauze inlast om iets in je sessie te herzien.
5. Last but not least: Blijf rustig
Wat frustrerend als techniek je in de steek laat! Ik weet er alles van. En ik weet ook dat je juist dan rustig moet blijven. Tijdens een interview liep Microsoft Teams vast en begon ik uit ergernis te vloeken over mijn internetverbinding. Hierop kreeg ik een appje van de opdrachtgever: “Wij kunnen jou wel horen!”. Oeps!
Digitaal moet je meer energie stoppen in de connectie tot stand brengen
Tijdens calls missen we lichaamstaal, iemand in de ogen kijken en het informele kletspraatje voor de sessie begint. Daarom moeten we nóg meer ons best doen te communiceren en vertrouwen te wekken. Digitaal maakt persoonlijke aandacht belangrijker dan ooit.
Hieronder mijn manieren om dit, ondanks de digitale barrière, voor elkaar te krijgen:
1. Zet de toon met belangstellende vragen en humor
Klets eerst wat bij en kom daarna ter zake. Dit geeft je de kans om een goede band te scheppen of te onderhouden en om mensen mee te nemen in waar je naartoe wilt.
Besteedt aandacht aan de persoon en aan de ‘kleine dingen’. Vraag hoe iemands dag was, waar hij of zij zit, in welke ruimte hij of zij zit? Wordt er weleens iets gedaan met die racefiets die je aan de muur ziet hangen? Het is aan de facilitator om hierin het goede voorbeeld te geven en de toon te zetten.
Humor doet ook wonderen! Zeker in deze corona-tijd kunnen we wel wat grappen gebruiken. Het maakt het leven wat lichter en vrolijker. Plus: het bevordert creatief, flexibel en associatief denken. Wat cruciaal is voor het bedenken van nieuwe ideeën en innoveren.
2. Doe een goeie check-in
Omdat je digitaal signalen moeilijker oppikt is het des te belangrijker een check-in te doen. Vraag hoe het gaat met iedereen en of er vragen zijn. Zo kun je een idee krijgen van de sfeer in de groep en dit ter sprake brengen indien nodig. Een goed begin is het halve werk!
Bij de kick-off sessie van een innovatieproject dat ik begeleidde was één persoon digitaal aanwezig, Ronald. Ik was geïnformeerd dat hij in afwachting was van een medisch onderzoek. De kans was 90% of 95% dat hij een kwaadaardige kanker zou hebben.
Tijdens de meeting heb ik hem continu bij de discussie betrokken, en zowel Ronald als de directeur waren hier enorm door ontroerd. Ik wist dit van tevoren, maar je wordt niet altijd geïnformeerd over dingen die spelen. Daarom is het belangrijk eerst een check-in te doen.
Achteraf bleek trouwens dat Ronald geen kanker had. Door het oog van de naald gekropen!
3. Stel vragen om interactie op gang te brengen
Om de interactie op gang te brengen stel ik altijd vragen. Bij een kleine groep kan je deze direct stellen, bij grotere groepen kun je polls gebruiken.
Stel vragen om je publiek erbij te betrekken, ook al zie je ze niet.
4. Aparte schermen voor je slides en deelnemers
Je wilt idealiter je slides én je publiek kunnen zien om te peilen hoe de stemming is en of je boodschap aankomt. Anders zwem je een beetje voor de camera.
De oplossing? Gebruik twee aparte schermen: een voor de slides, en een voor de deelnemers. Dit kun je heel simpel doen door een extern scherm aan je computer of laptop te verbinden.
Zorg er voor dat je niet je schermen ‘spiegelt’ waardoor je hetzelfde op beide schermen ziet. Anders heb je er alsnog niet veel aan 😉
5. Gebruik verrassende energizers
Het kan een uitdaging zijn om tijdens een online sessie de energie erin te krijgen, zeker als het de zoveelste Zoom call van de dag is.
Wat helpt? Gooi er een verrassende energizer in die mensen weer oppept en de sfeer erin brengt.
Zit je verlegen om inspiratie en ideeën? Je kan vast wat halen uit deze lijst met online energizers van mijn favoriete tool Mural!
6. Een moderator die vragen uitfiltert
Je wilt niet tegelijkertijd hoeven kijken naar en je slides en de deelnemers en de chat! Dus als je een lezing houdt en een chat hebt, zorg dat je een moderator hebt die het in de gaten houdt en belangrijke vragen uitfiltert. Hierdoor kun je zeker zijn dat je geen vragen onbeantwoord laat, zonder dat het afleidt en ten koste gaat van je presentatie.
Digitaal is intensiever en vereist meer breaks
Digitaal is intensief. Doordat je niet meer hoeft te reizen en te rommelen met post-its kun je meteen naar de inhoud gaan. Dat maakt het eigenlijk iets té efficiënt. Natuurlijke pauzes verdwijnen, en daarmee ook je ademruimte. Daarnaast is iedereen inmiddels moe van online vergaderingen, wat niet minder zal worden met de harde lockdown.
Wat helpt?
1. Spreid lange sessies over meerdere dagen
Normaal een 8-urige masterclass? Verspreid het over meerdere dagen met 4 of 2-urige sessies. Grote kans dat deelnemers veel beter in staat zijn om bij de les te blijven en het geeft jou ruimte om dingen aan te passen indien nodig.
2. Begin sessies informeel met wat bijkletsen
Bijkletsen schept een goede sfeer en daardoor een goede band met elkaar. Het fungeert als een natuurlijke ‘break’ en geeft mensen tijd om hun hoofd even leeg te maken.
Beginnen met wat bijkletsen doet wonderen voor de sfeer en uitkomsten!
3. Laat mensen zoveel mogelijk offline doen
Zet ze aan het werk! Laat ze zoveel mogelijk individueel ideeën genereren en uitwerken. Gebruik online calls alleen om te stemmen, niet om uitgebreid te evalueren en bespreken. Zo voorkom je lange discussies en Zoom vermoeidheid.
En als je besluit te ‘zenden’, zorg dat je content boeiend is en je mensen meeneemt in je verhaal.
4. Las genoeg pauzes in
Pauzes inlassen tijdens online sessies zit nog niet zo in ons systeem, en dat terwijl het nóg belangrijker is! Juist omdat online werken zo intensief is. Dus zorg ervoor dat je, nog meer dan bij offline sessies, genoeg pauzes inlast, en ook van tevoren aangeeft wanneer ze gaan plaatsvinden.
5. Als mensen moe worden…
Digitaal is het een stuk lastiger de groep aan te voelen en na te gaan of mensen nog wel energie hebben en bij de les zijn. Vraag deelnemers om op tijd aan te geven dat ze een pauze nodig hebben. Ik weet dat ik zelf ontzettend veel energie heb, zeker voor een groep! Daarom kan ik niet altijd op mijn eigen energiepeil kan afgaan…
De voordelen die ik ondervond van digitaal werken
Het was even aanpoten, maar met deze veranderingen was digitaal werken prima te doen! Daarnaast waren er een aantal verrassende voordelen die duidelijk maakten dat online, in sommige gevallen, een stuk handiger is.
Hier de voordelen die ik erin wil houden:
1. Minder reizen geeft meer tijd…
Ben jij ook gaan beseffen hoeveel tijd je kwijt was aan in de IC Direct zitten of in de file? Net als veel anderen heb ik zeeën van tijd gekregen door niet continu heen en weer te hoeven reizen. Hierdoor kun je meer tijd aan hobby’s of (extra) projecten besteden.
2. En meer mogelijkheden!
Ik heb ook aan projecten kunnen werken die voorheen bijna onmogelijk waren! Zoals:
- Prins Constantijn en Christos Dimas (Griekse staatssecretaris) interviewen vanuit m’n vakantiehuisje in Schiermonnikoog
- Interviews met mensen uit Zwolle, Enschede, Amsterdam, én Groningen allemaal op één dag!
- Voor een nieuw project intensief met iemand samenwerken die ik nog nooit in het echt heb ontmoet
Daarnaast kon ik bij de ontwikkeling van een technology roadmap voor een klant aan de andere kant van het land, een coachende rol op me nemen. Simpelweg omdat ik sessies gemakkelijker kon verdelen over meerdere dagen en mensen in de tussentijd de informatie in praktijk konden brengen.
3. Bonus: een minder grote CO2-voetafdruk
Laten we dat ook niet vergeten.
4. Als je digitaal werkt heb je meteen alles paraat
Ik hoefde geen foto’s meer te nemen van muren vol sticky notes en flipovers om vervolgens alles in Excel sheets of presentaties te zetten. Als je digitaal werkt:
- Wordt alles meteen opgeslagen
- Is het altijd en overal beschikbaar
- Kan iedereen er tegelijkertijd aan werken
Je kunt ook heel makkelijk je opdrachtgevers tussentijds op de hoogte te stellen van gemaakte vooruitgang, bijvoorbeeld door ze ‘view-only’ toegang te geven tot Mural boards, Basecamp projecten en Google Drive docs.
En voor het testen van prototypes bleek de tool Lookback erg handig te zijn. Je kan testsessies opnemen, iedereen met de juiste link kan meeluisteren en notities plaatsen langs een tijdlijn. Zeer aan te raden!
Innoveer nu!
Aan alles merk ik dat 1. de bereidheid om te experimenteren nog nooit zo groot was. Klanten staan er voor open en zeggen “ga het maar doen!”, en 2. digitalisering een vlucht neemt doordat we dingen niet meer offline kunnen doen.
Dat geldt ook voor het digitaal platform PSYience waar ik aan werkte. Dit plan lag er al voor corona uitbarstte. Maar door de Coronacrisis en de bijbehorende beperkingen voor offline activiteiten was de behoefte aan een online platform om digitaal samen te werken groter dan ooit. Daardoor kwam de ontwikkeling en bouw van het platform in een enorme versnelling.
Het online platform PSYience ontwikkeld voor de Nederlandse Vereniging voor Psychiatrie.
Daarom is de truc is om juist nu door te pakken! En deze kans te benutten om te ontdekken hoe het beter, slimmer, en duurzamer kan.
En, wat zijn de grootste lessen die jij hebt geleerd toen alles opeens digitaal moest? Wat werkte goed, en wat toch iets minder?
Innoveren met Spring Company
Spring Company begeleidt organisaties bij de ontwikkeling van diverse type innovaties. Van fysieke of digitale producten tot diensten, klantervaringen, platforms en andere oplossingen. Lees meer over innoveren met Spring Company.
